Sammelrechnungen buendeln mehrere Lieferungen oder Leistungen in einem Beleg und sind bei Wartung, Catering, Buero- und IT-Lieferungen ueblich. In klassischen PDF-Rechnungen lassen sich solche Sonderfaelle oft mit einem Hinweistext loesen. In der XRechnung reicht das nicht: Der Vorgang muss ueber Document Type, Referenzen, Positionen, Zu- oder Abschlaege und Summenlogik maschinenlesbar abgebildet werden. XRechnung-Bereit fuehrt Sie durch die relevanten Pflichtfelder und erzeugt eine XML-Struktur, die vor dem Versand validiert werden kann.
Nutzen Sie Sammelrechnung als Ausgangspunkt und ziehen Sie fehlende Pflichtfelder frueh nach.
Leitweg-ID, Steuerlogik, Referenzen und Summen muessen semantisch im richtigen Feld landen.
Vor dem Versand an Behoerden sollte die Datei immer gegen aktuelle KoSIT-Regeln geprueft werden.
In der XRechnung sollten mehrere Leistungen als nachvollziehbare Positionen, Lieferreferenzen oder Anlagen abgebildet werden. Wenn mehrere Lieferscheine, Leistungsnachweise oder Zeitraeume betroffen sind, muessen diese Referenzen strukturiert oder als Anlagen nachvollziehbar sein. Entscheidend ist, dass die fachliche Absicht eindeutig wird: Geht es um eine normale Rechnung mit mehreren Leistungen, eine Teilabrechnung, eine finale Schlussrechnung, eine Gutschrift oder ein Storno? Davon haengen Type Code, Referenzen auf Ursprungsbelege und die Behandlung von Betraegen ab. Viele Ablehnungen entstehen, wenn ein Sonderfall nur als Freitext beschrieben wird, die XML-Struktur aber weiterhin wie eine Standardrechnung aussieht. Fuer Behoerden ist die maschinenlesbare Struktur massgeblich.
Die sichere Methode ist, den Sonderfall vor der Konvertierung fachlich zu klassifizieren und danach erst die XML zu erzeugen. Referenzen auf Auftrag, Vertrag, Lieferschein, Teilrechnung oder Ursprungsrechnung sollten als eigene strukturierte Angaben uebergeben werden. Anlagen wie Leistungsnachweise, Stundenzettel oder Abnahmeprotokolle gehoeren nicht nur in eine E-Mail, sondern muessen dem Versandweg entsprechend dokumentiert werden.
Nach der Erzeugung sollte die Datei gegen aktuelle Regeln validiert werden. Bei Sonderfaellen ist das wichtiger als bei einfachen Rechnungen, weil kleine Abweichungen in Referenzen oder Summen groessere fachliche Folgen haben. XRechnung-Bereit macht diese Pruefung wiederholbar: Beleg pruefen, XML erzeugen, Validatorlauf, Rueckfragen klaeren, dann erst an das Portal senden.
Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Bestellreferenz, Leistungszeitraum, Steuercodes, Zahlungsziel und Summenlogik muessen vor dem Versand strukturiert vorhanden sein.
Eine optisch korrekte Rechnung kann technisch trotzdem scheitern. Der Validatorlauf reduziert Ruecklaeufer bei Behoerdenportalen und macht Fehler frueh sichtbar.
Fuer einzelne Behoerdenrechnungen reicht der manuelle Upload. Fuer wiederkehrende Mandanten oder ERP-Prozesse laesst sich der Ablauf spaeter standardisieren.