XRechnung an Behörden senden: So geht's
Das Senden von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber erfordert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der EU-Norm EN 16931. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie XRechnungen korrekt erstellen und versenden können, um die Anforderungen zu erfüllen.
Der praktische XRechnung-Pfad
Quelle sichern
Nutzen Sie XRechnung an Behoerden senden als Ausgangspunkt und ziehen Sie fehlende Pflichtfelder frueh nach.
XML sauber strukturieren
Leitweg-ID, Steuerlogik, Referenzen und Summen muessen semantisch im richtigen Feld landen.
Validator vor Versand
Vor dem Versand an Behoerden sollte die Datei immer gegen aktuelle KoSIT-Regeln geprueft werden.
Worauf Sie achten sollten
XRechnungen sind strukturierte elektronische Rechnungen, die gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellt werden. Jede Rechnung an eine Behörde benötigt eine gültige Leitweg-ID, die als Adressierungsmerkmal dient. Verwenden Sie ein ERP-System oder eine Rechnungssoftware, die das UBL-Format unterstützt, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung den Anforderungen von KoSIT entspricht. Der Versand erfolgt meist über zentrale Plattformen wie PEPPOL oder nationale E-Invoicing-Portale.
Pflichtfelder vor Versand pruefen
Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Bestellreferenz, Leistungszeitraum, Steuercodes, Zahlungsziel und Summenlogik muessen vor dem Versand strukturiert vorhanden sein.
KoSIT-Validierung einplanen
Eine optisch korrekte Rechnung kann technisch trotzdem scheitern. Der Validatorlauf reduziert Ruecklaeufer bei Behoerdenportalen und macht Fehler frueh sichtbar.
Gast-Test ohne Projektstart
Fuer einzelne Behoerdenrechnungen reicht der manuelle Upload. Fuer wiederkehrende Mandanten oder ERP-Prozesse laesst sich der Ablauf spaeter standardisieren.