ERP-Daten für XRechnung aufbereiten
Die XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Unternehmen müssen ihre ERP-Systeme so konfigurieren, dass Rechnungsdaten den Anforderungen der EN 16931 entsprechen. Dieser Guide erklärt, wie Sie Ihre ERP-Daten korrekt aufbereiten.
Der praktische XRechnung-Pfad
Quelle sichern
Nutzen Sie ERP-Daten fuer XRechnung aufbereiten als Ausgangspunkt und ziehen Sie fehlende Pflichtfelder frueh nach.
XML sauber strukturieren
Leitweg-ID, Steuerlogik, Referenzen und Summen muessen semantisch im richtigen Feld landen.
Validator vor Versand
Vor dem Versand an Behoerden sollte die Datei immer gegen aktuelle KoSIT-Regeln geprueft werden.
Worauf Sie achten sollten
Ein ERP-System muss strukturierte XML-Daten bereitstellen, die unter anderem Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Rechnungsdatum und Zahlungsbedingung enthalten. Zur Validierung der Daten verwenden Sie die XRechnung-Spezifikationen der KoSIT. Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System den Export im UBL-Format oder im XRechnung-XML-Format unterstützt. Testen Sie Ihre Rechnungen mit einem Validator, um Fehler zu vermeiden.
Pflichtfelder vor Versand pruefen
Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Bestellreferenz, Leistungszeitraum, Steuercodes, Zahlungsziel und Summenlogik muessen vor dem Versand strukturiert vorhanden sein.
KoSIT-Validierung einplanen
Eine optisch korrekte Rechnung kann technisch trotzdem scheitern. Der Validatorlauf reduziert Ruecklaeufer bei Behoerdenportalen und macht Fehler frueh sichtbar.
Gast-Test ohne Projektstart
Fuer einzelne Behoerdenrechnungen reicht der manuelle Upload. Fuer wiederkehrende Mandanten oder ERP-Prozesse laesst sich der Ablauf spaeter standardisieren.